Transformez votre cabinet d’avocats en cabinet virtuel ! – Systeme io

Transformez votre cabinet d’avocats en cabinet virtuel ! – Systeme io


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Les cabinets d’avocats virtuels sont une excellente option dans le monde numérique d’aujourd’hui. Le travail à distance commençait à prendre de l’ampleur avant la pandémie de COVID-19 en 2020, l’épidémie mondiale, et la fermeture des cabinets d’avocats virtuels de marque est devenue nécessaire.

Les cabinets d’avocats et leurs clients sont devenus plus à l’aise avec le travail à distance et les bureaux virtuels. Des données récentes ont montré que l’opinion des consommateurs sur le travail à distance a considérablement changé en 2021, et il est important que les cabinets d’avocats s’adaptent à ce changement dans les attentes des consommateurs. Êtes-vous prêt à créer un cabinet d’avocats virtuel pour vos clients ?

Attentes de la pratique du droit virtuel
Un cabinet d’avocats virtuel exerce ses activités en ligne, et non dans un bureau physique. Les avocats peuvent travailler à partir de bureaux satellites ou à domicile. Les avocats servent leurs clients via les technologies de communication numérique, comme la vidéoconférence, le courrier électronique et les chats. Les cabinets d’avocats virtuels suivent les mêmes réglementations que les cabinets d’avocats disposant de bureaux physiques, mais les avocats sont souvent des consultants, et non des associés ou des employés.

Les services juridiques virtuels présentent de nombreux avantages. Les cabinets d’avocats n’exploitant que des bureaux physiques devraient envisager d’offrir des services virtuels pour accueillir davantage de clients potentiels et répondre aux attentes numériques des consommateurs.

Les avantages d’offrir des services virtuels incluent :

Une clientèle plus large
Un cabinet d’avocats virtuel est ouvert à un nombre illimité de clients, tandis que les bureaux traditionnels sont limités aux clients d’une zone locale spécifique. Opérer numériquement signifie que les avocats peuvent servir des clients du monde entier.

Cet avantage fonctionne également dans l’autre sens. Les clients ont un plus grand choix de cabinets d’avocats parmi lesquels choisir qui peuvent répondre au mieux à leurs besoins.
C’est une solution gagnant-gagnant pour les cabinets d’avocats et leurs clients.

Économies de coûts
De nombreuses entreprises sont restées isolées après la pandémie parce qu’elles ont réalisé combien elles pourraient économiser sur les frais généraux en passant au travail à distance. Même la transition vers un travail à moitié distant et à moitié de bureau pourrait faire économiser considérablement aux entreprises.

L’espace de bureau est une dépense énorme pour les cabinets d’avocats, donc la suppression de l’espace de bureau permet de réaliser de grandes économies. Les entreprises réduiront également leurs dépenses en services publics et en fournitures lorsqu’elles passeront en ligne. De plus, les travailleurs économiseront une somme d’argent considérable en travaillant à distance, même à mi-temps, car les frais de déplacement diminueront.

La flexibilité
Les cabinets d’avocats virtuels permettent aux avocats d’être flexibles avec leur temps. Ils travaillent selon les besoins et ne sont pas limités à des heures d’ouverture spécifiques. Travailler en ligne permet de gagner du temps, car les déplacements ne sont pas un problème.

Les avocats du numérique peuvent travailler facilement de n’importe où, ce qui aide ceux qui ont des familles à trouver un équilibre travail-vie qui est vital dans le monde occupé d’aujourd’hui. Le travail à distance modifie le cadre d’un cabinet d’avocats, augmente le bassin de candidats à embaucher et permet aux employeurs d’offrir des avantages flexibles uniques aux employés.

L’interaction avec le client est plus facile
Les réunions peuvent être plus pratiques lorsqu’un cabinet d’avocats est éloigné. Les clients n’ont pas besoin de se déplacer ou de se déplacer pour assister aux réunions. Les consultations virtuelles peuvent impliquer tous les mêmes éléments d’une réunion en personne, mais de manière beaucoup plus raisonnable. L’interaction numérique facilite également les rencontres plus fréquentes avec les clients.

Transition vers un cabinet d’avocats virtuel
Les avocats doivent prendre le temps de comprendre les implications de la gestion virtuelle d’un cabinet d’avocats. Un cabinet d’avocats virtuel a besoin d’un plan commercial et marketing solide, tout comme une entreprise physique. Travailler avec une entreprise de marketing numérique pour une telle transition peut être utile. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du passage à un bureau distant :

Règles d’État sur les cabinets d’avocats virtuels
Chaque État a ses lois concernant le travail à distance. Certains États exigent que les cabinets d’avocats maintiennent un emplacement physique, mais autorisent les employés à travailler à distance. La recherche des règles de votre état vous guidera dans l’exploitation d’un cabinet d’avocats virtuel.

Communications numériques
La communication est un élément clé des affaires juridiques. Les avocats et les clients doivent pouvoir communiquer régulièrement. Dans une atmosphère numérique, une communication fiable doit être établie à l’aide d’outils de communication modernes, notamment les téléphones, les e-mails, les outils de vidéoconférence et les chats en ligne en direct.

Toutes les entreprises dépendent des téléphones et des e-mails sur le marché actuel. Il peut être judicieux d’évaluer vos systèmes téléphoniques et de messagerie et de vous assurer qu’ils permettent une interaction simple et rapide avec les clients internes et externes.

Une vidéoconférence solide est nécessaire pour les réunions avec les clients externes et internes. Certains outils de conférence disponibles incluent Google Meet, Zoom et Microsoft Teams. Il est préférable de rechercher les options disponibles et de voir quel outil de conférence répond le mieux aux besoins de votre cabinet d’avocats.

Envisagez d’ajouter un chat en direct à votre site Web pour augmenter l’assistance immédiate aux futurs clients. Le chat en direct est utile lorsque des clients potentiels ont des questions ou ont besoin de conseils juridiques en ligne. C’est un excellent moyen d’attirer des clients et de souligner la disponibilité et l’engagement de votre cabinet d’avocats envers ses clients.

Documents numérisés
Une fois que votre cabinet d’avocats passe à un bureau distant ou virtuel, il est recommandé que la documentation soit également virtuelle ou numérique. La transition vers une entreprise numérique signifie que tous les documents papier doivent être sauvegardés électroniquement.

Il est sage de rechercher un logiciel de document numérique car les documents auront besoin de signatures électroniques. Le logiciel doit être convivial et protéger la confidentialité de vos clients et de leurs documents.

Logiciel de gestion de cabinet d’avocats à distance
La gestion d’un cabinet d’avocats virtuel est différente de la gestion d’un cabinet physique. Un logiciel de gestion de cabinet juridique aide à la planification, au partage et au stockage de documents, aux bases de données, à la facturation, à la comptabilité, au suivi du temps et à la gestion des flux de travail.

Mise à jour des politiques de l’entreprise
Les politiques officielles de l’entreprise doivent être mises à jour en raison des facettes uniques du travail à distance. Toutes les anciennes politiques de l’entreprise doivent être révisées pour tenir compte du nouveau travail en ligne.

Les nouvelles politiques d’un cabinet d’avocats virtuel devraient inclure :

  • Règles concernant les heures d’ouverture et la flexibilité
  • Directives pour les réunions virtuelles
  • Lignes directrices pour l’enregistrement des réunions – Quelles réunions peuvent être enregistrées ? Où les enregistrements seront-ils stockés ? Comment les enregistrements seront-ils gardés confidentiels ?
  • Normes de sécurité des données

Stratégies de site Web et de marketing numérique
Une solide stratégie de marketing en ligne, y compris un site Web bien conçu, est un élément clé du succès d’un cabinet d’avocats virtuel ou de toute entreprise. Lors de la transition vers une pratique virtuelle, il est logique d’évaluer et éventuellement de réviser vos plans de marketing en ligne. Il peut être avantageux de créer un nouveau site Web destiné aux entreprises éloignées. Une agence de marketing numérique professionnelle pourra vous aider dans cette entreprise.

Prochaines étapes du marketing numérique
La transition vers un bureau virtuel est compliquée, mais offre de nombreuses opportunités de croissance et d’expansion de votre cabinet d’avocats actuel. Envisagez de faire une liste de toutes vos prochaines étapes et commencez à formuler votre plan !


Annette Choti, Esq. diplômé de la faculté de droit il y a 20 ans, et est le fondateur de Law Quill, une agence de marketing numérique juridique axée sur les petits cabinets d’avocats. Annette a écrit le livre à succès Click Magnet: The Ultimate Digital Marketing Guide For Law Firms et anime le podcast Legal Marketing Lounge. Elle est une conférencière et conférencière CLE recherchée aux États-Unis et au Canada. Annette a fait du théâtre et de la comédie professionnelle, ce qui n’est pas si différent du domaine juridique si nous sommes tous honnêtes. Annette peut être trouvée sur LinkedIn ou à Annette@lawquill.com.

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