6 compétences en communication pour réussir au travail à distance – Systeme io

6 compétences en communication pour réussir au travail à distance – Systeme io


Ce n’est un secret pour personne que les demandeurs d’emploi ont besoin de compétences en communication. En fait, les compétences en communication sont systématiquement l’une des qualités les plus recherchées par les responsables du recrutement chez les candidats. L’ensemble du processus d’embauche nécessite des compétences en communication : rédiger votre CV pour réussir cet entretien d’embauche, travailler réellement sur le poste et enfin démissionner (ou se faire virer).


Maintenant que le travail à distance est en hausse ; les compétences en communication sont devenues encore plus cruciales pour la réussite professionnelle. Si des malentendus peuvent survenir lors de rencontres en face à face, que demander de plus lorsque la plupart des interactions se font en ligne ? Voici les principales compétences en communication dont vous avez besoin pour réussir votre travail à distance.


1. Prise de notes

Capture d'écran de l'application de prise de notes Obsidian

La prise de notes est une compétence importante dans le monde numérique, où nous sommes surchargés d’informations. Un article du Pew Research Center sur les effets négatifs d’une vie numérique cite un répondant disant :

« Un impact majeur (de la vie numérique) est la diminution globale de la mémoire à court terme, et… quelle était la question ? » – répondant anonyme, Pew Research Center

Le fait d’être hyper-connecté a rendu difficile le maintien de la tâche, ce qui pose un problème aux employeurs et aux travailleurs à distance. Comme le dit Indeed, les employeurs souhaitent des membres d’équipe capables d’interpréter les instructions et de les transmettre efficacement aux autres. Vous ne pourrez certainement pas le faire si vous êtes comme ce répondant anonyme.

Si vous oubliez constamment vos tâches, utilisez des applications de prise de notes. Il existe de nombreux outils en ligne que vous pouvez utiliser, des applications très simples telles que Microsoft Sticky Notes à l’obsidienne plus compliquée (pour les preneurs de notes sophistiqués sous stéroïdes) en passant par le populaire Todoist, qui occupe une position idéale entre les deux premiers.

2. Réactivité

application de messagerie pour smartphone affichant vingt notifications

Sur le lieu de travail physique, il est facile pour les gens de discuter avec vous dans votre cabine ou pendant les heures de déjeuner et d’obtenir une réponse instantanée. Dans le lieu de travail virtuel, vous pouvez facilement ignorer ou oublier de répondre aux e-mails, appels ou messages instantanés.

Si vous ne voulez pas que les gens pensent que vous vous relâchez au travail, faites de votre mieux pour être réactif (sauf si vous êtes en situation d’urgence ou en vacances). Vous pouvez facilement perdre la confiance de votre équipe ou de votre client si vous ne répondez pas aux messages les plus importants. Essayez ces bonnes pratiques pour vous assurer de ne manquer aucune communication importante :

Si vous manquez quelque chose, présentez-vous rapidement des excuses et faites amende honorable.

3. Présentation en ligne

femme faisant une présentation en ligne

Faire une présentation en ligne est très différent d’en faire une en personne. Vous devrez généralement préparer votre propre équipement technique ou vous devrez vous coordonner avec une autre personne qui se trouve à un autre endroit. La connexion avec un public dépend également du contact visuel, des gestes et des mouvements, dont une grande partie est perdue en ligne.

Cela dit, assurez-vous d’investir dans un bon équipement et des outils en ligne, afin d’avoir un son professionnel et d’avoir une belle apparence sur une webcam. Entraînez-vous avec votre présentation – peut-être même enregistrez-vous à l’aide de l’enregistreur d’écran Loom – jusqu’à ce que vous soyez sûr de votre tonalité, de votre volume, de vos diapositives et de votre apparence.

Étant donné que votre public interagira la plupart du temps avec vos diapositives, évitez d’utiliser des présentations de diapositives ennuyeuses. Vous pouvez télécharger des modèles attrayants sur des sites comme 24Slides et Powerpointify. Ou vous pouvez essayer les présentations de Canva, qui permettent aux équipes de collaborer sur une présentation, permettent au public de poser des questions et permettent à plusieurs présentateurs de contrôler les diapositives.

4. Prendre et donner des commentaires constructifs

Capture d'écran du formulaire d'évaluation des performances Formstack

Il est plus difficile de comprendre ce que les clients et les employeurs attendent de vous sans contact en face à face. Il est également plus difficile de rendre compte de l’avancement du travail et des attentes dans un environnement de travail à distance. Vous n’avez même pas d’indices non verbaux sur lesquels miser et vous ne pouvez pas vraiment « interpréter » le ton basé sur un e-mail.

Configurez votre processus de travail pour inclure un système de commentaires constructifs qui donnera aux membres de votre équipe une chance de s’évaluer honnêtement les uns les autres. Vous pouvez le faire via :

  • Formulaires de commentaires : Suggérez d’utiliser un formulaire de commentaires à l’aide de modèles modifiables de Formstack ou 123FormBuilder.
  • Messagerie instantannée: Posez des questions de clarification via le canal de messagerie instantanée préféré de votre client/boss. Vous pouvez demander : « Donc, d’après votre dernier e-mail, vous voulez que je… » ou « Vous avez mentionné que j’avais besoin de… est-ce exact ? »
  • E-mail: Élaborez et envoyez un plan d’action une fois que vous avez reçu des commentaires vous demandant d’améliorer votre travail.

5. Rédaction professionnelle

Une grande partie de la communication numérique se fait actuellement par écrit, en particulier pour les équipes qui ont tourné le dos aux réunions vidéo longues et improductives. Nous discutons, envoyons des e-mails et envoyons des documents formels, qui exigent tous que nous écrivions clairement.

Les compétences en rédaction ne peuvent pas saisir pleinement les caractéristiques de la communication en personne, mais elles peuvent efficacement informer, persuader, motiver ou simplifier le complexe si elles sont bien faites. Une bonne écriture peut également créer des espaces intimes et donner l’impression d’immédiateté (si vous communiquez en temps opportun, c’est-à-dire).

Pour augmenter vos prouesses en écriture, modifiez et relisez toujours votre travail. Il est si facile d’installer un vérificateur de grammaire comme Grammarly ou Hemingway, et d’utiliser un thésaurus en ligne pour vous aider à créer des documents sans erreur. Pour apprendre le style et la voix, vous pouvez télécharger des livres Kindle ou rejoindre les meilleures communautés en ligne pour les écrivains.

6. Utilisation de divers canaux de communication

ordinateur portable avec Slack ouvert

Avec autant d’outils de communication disponibles aujourd’hui, il est important de connaître les plus appropriés à utiliser. Faut-il envoyer un email ou utiliser la messagerie instantanée ? Est-ce que Slack ou Microsoft Teams sont meilleurs ? Le courrier électronique est généralement préférable pour envoyer des informations détaillées, et certains préfèrent l’expérience utilisateur de Slack, mais vos employeurs et clients pourraient penser différemment.

La meilleure façon de procéder est de demander ce qu’ils préfèrent. Alors que d’autres peuvent considérer Skype comme démodé, certains clients le préfèrent encore. Peut-être choisiraient-ils même les appels téléphoniques plutôt que les appels vidéo.

Dès que vous connaissez leur canal de communication préféré, essayez vous-même ces canaux. Lisez les FAQ et regardez les tutoriels en ligne si la plateforme vous semble compliquée. Avec un peu de patience, vous pourrez maîtriser de nouveaux outils et gagner en confiance.

Des communicateurs qualifiés font de meilleurs télétravailleurs

Le communicateur qualifié d’aujourd’hui doit apprendre à écrire efficacement, à prendre des notes, à être réactif, à faire une présentation en ligne, à donner et à recevoir des commentaires et à utiliser différents canaux de communication. Ils doivent également connaître les meilleurs outils de communication numérique à utiliser, selon la situation ou la préférence de l’employeur.

Maîtrisez ces compétences de communication importantes pour gagner la confiance de votre employeur ou de votre client et réussir le travail à distance. Êtes-vous à la recherche d’un emploi ou espérez-vous améliorer vos autres compétences professionnelles ? Vous voudrez peut-être en savoir plus sur les compétences dont vous avez besoin pour décrocher un emploi.

Laisser un commentaire