4 exemples et conseils de signature – Systeme io

4 exemples et conseils de signature – Systeme io


jeune femme souriante debout derrière le comptoir dans un café

Source de l’image : Getty Images

Une fois, j’ai reçu un e-mail d’un collègue signé « Love, Greg xxx ».

Heureusement, je connaissais bien Greg et nous avons pu rire de son erreur.

Bien qu’il s’agisse d’un exemple plus extrême, si vous n’avez jamais beaucoup réfléchi à la façon de mettre fin à un e-mail, vous n’êtes pas seul. Certaines personnes évitent complètement la situation en ajoutant une fermeture automatique à leur signature électronique.

Cette approche vous fera gagner du temps, mais elle ne donnera pas les meilleurs résultats. Le courrier électronique est un canal de communication clé avec les partenaires, les clients, les investisseurs et les employés, mais tout le monde est submergé par le volume qu’il reçoit, essayant d’atteindre l’insaisissable « boîte de réception zéro ».

C’est pourquoi vous devez optimiser chaque aspect de votre e-mail, y compris la clôture, pour obtenir la réponse souhaitée.

Voici 4 façons de terminer correctement vos e-mails pour votre petite entreprise :

  • Adaptez votre clôture à votre public cible.
  • Réfléchissez à l’objectif de votre e-mail avant d’écrire la fin.
  • En cas de doute, assurez-vous de remercier votre destinataire pour son temps, son aide, ses commentaires, etc.
  • Utilisez un logiciel de marketing par e-mail pour automatiser le processus, car ces programmes peuvent faire gagner du temps et réduire le risque d’erreur.

Éléments à prendre en compte avant de sélectionner une signature d’e-mail

Il peut être difficile de trouver la fin appropriée car elle est très subjective et la bonne formulation peut varier en fonction de la culture, du contexte, de la génération, du type d’entreprise et de l’humeur de la personne du jour.

Par exemple, je trouve que « sincèrement » est trop formel et démodé pour un e-mail professionnel, sauf si je reçois une communication de ma banque ou du gouvernement.

Grammarly.com recommande « comme toujours », ce qui me semble étrange, alors qu’ils recommandent d’éviter « j’ai hâte d’avoir de vos nouvelles », qui est l’une des signatures que j’utilise plus régulièrement.

Et ne me lancez pas sur quelqu’un que je ne connais pas en terminant par « sincères salutations ». Si nous ne nous sommes jamais rencontrés, vous ne pouvez pas me considérer avec tendresse.

Malgré cette ambiguïté, il existe des facteurs que vous pouvez garder à l’esprit pour vous guider vers la bonne signature d’e-mail.

1. Votre public cible

Si nous nous sommes rencontrés plusieurs fois et que vous fermez toujours vos e-mails avec « vraiment vôtre » ou « respectueusement », cela peut sembler impersonnel.

D’un autre côté, envoyer un e-mail à un contact professionnel, à la liste de diffusion de votre entreprise ou à des clients potentiels pour la première fois et signer avec « Merci » ne donne pas non plus la bonne impression.

Dans certaines industries, vous pouvez vous en sortir en étant plus informel, mais si vous envoyez un e-mail à froid à quelqu’un, il est toujours préférable d’être prudent avec votre fermeture afin de ne pas offenser qui que ce soit.

Adaptez le ton et la formulation en fonction de la situation, et en cas de doute, il vaut mieux être trop formel que trop informel.

2. Votre objectif

La fin de votre e-mail dépendra de ce que vous voulez réaliser avec le message. Est-ce à titre informatif uniquement, ou souhaitez-vous que la personne fasse une action ou vous contacte ?

Vous devrez peut-être inclure un CTA avec les étapes suivantes en fonction du type d’e-mail que vous envoyez, par exemple :

  • Planifier une réunion
  • En savoir plus
  • Télécharger ce livre électronique
  • Visitez notre blog

3. À quoi ressemble le succès

Votre entreprise est unique, donc ce qui fonctionne pour quelqu’un d’autre peut ne pas fonctionner pour vous. C’est pourquoi plus vous disposez de données sur les performances de vos propres e-mails, mieux vous pouvez les améliorer. Cela vous permet de tester la façon dont vous démarrez un e-mail, le terminez et le succès de la copie du corps également.

Essayez différentes fermetures pour le même type d’e-mails et suivez leurs performances respectives et celle qui vous donne les meilleurs résultats, que ces résultats correspondent au nombre de :

  • Réunions prévues
  • Clics sur les liens
  • Nombre de fois que le contenu est téléchargé

4. Qu’il s’agisse d’un nouvel e-mail ou d’une réponse

Même lorsque vous suivez un e-mail précédent, vous devez toujours tenir compte de la signature. Oui, même si vous utilisez un appareil mobile.

Ne donnez pas l’impression à vos clients ou partenaires que vous n’avez pas pris le temps de réfléchir à une réponse appropriée en ajoutant le fameux « écrit sur un iPhone, alors excusez les fautes de frappe ».

Vous devriez toujours relire vos e-mails – demandez une deuxième paire d’yeux si nécessaire – pour vous assurer qu’il n’y a pas de fautes de frappe flagrantes. Sinon, vous avez l’air d’être trop pressé de vous en soucier.

Façons de terminer votre e-mail parfaitement conçu

Utiliser les bons mots dans la bonne situation peut faire une réelle différence. Toutes les approbations ne seront pas appropriées pour les différents types de contacts que vous avez ou les e-mails que vous envoyez.

Voici les meilleures signatures d’e-mails adaptées au public cible et à la situation.

Signature des e-mails pour les contacts professionnels

Il est préférable de s’en tenir à des fermetures de lettres éprouvées lorsque vous correspondez avec des contacts professionnels pour éviter toute offense ou confusion.

Voici quelques exemples de fermetures d’e-mails plus formelles :

  • Salutations
  • Sincères amitiés
  • Cordialement
  • Meilleur
  • Meilleurs vœux
  • Tous mes vœux

Signature par e-mail pour les contacts professionnels semi-formels

Lorsque vous connaissez déjà la personne, la fermeture devient moins importante que l’ouverture et le contenu de l’e-mail, car elle est moins susceptible d’y prêter autant d’attention.

Cela dit, il est toujours important d’être amical et accessible, comme vous pouvez le voir dans les exemples ci-dessous.

  • Merci
  • Merci
  • Merci beaucoup
  • Salutations
  • Je suis dans l’attente de votre réponse
  • Merci d’avance

Dans ce cas, vous pouvez également oublier la fermeture et simplement ajouter votre nom ou vos initiales.

Signature par e-mail pour les clients potentiels

Si vous envoyez un e-mail à des clients potentiels, vous devez réfléchir davantage à votre conclusion, car chaque mot compte et vos destinataires ne feront peut-être que parcourir l’e-mail.

Bien que vous deviez adapter votre conclusion à l’objectif de l’e-mail, voici quelques exemples généraux qui pourraient vous aider à gagner des clients potentiels :

  • Dans l’attente de votre réponse
  • Contactez-nous si vous avez besoin de plus d’informations
  • Faites-moi savoir comment nous pouvons vous aider
  • Planifier un rendez-vous dans mon agenda si cela vous intéresse
  • Au plaisir de vous connecter bientôt

Conseils pour envoyer un e-mail qui vous fait gagner une réponse

Bien que le libellé de la clôture de votre e-mail soit essentiel, vous devez prendre en compte d’autres facteurs si vous souhaitez augmenter les chances d’obtenir une réponse.

1. La personnalisation donne des résultats

Quelle que soit la fin que vous décidez d’utiliser, il doit toujours y avoir un élément de personnalisation dans l’e-mail en fonction du niveau de relation que vous entretenez avec le destinataire et de l’objectif de l’e-mail.

2. N’oubliez pas de remercier les gens pour leur temps

Même s’il est important que tous les e-mails que vous envoyez soient courts et agréables (sauf s’il s’agit de votre mère), vous pouvez ajouter plus d’une fermeture.

Et remercier quelqu’un – que ce soit pour son temps, son aide, sa considération ou ses commentaires – ira toujours loin.

3. Utilisez un logiciel de marketing par e-mail

Plutôt que d’avoir à vous soucier de bien faire les choses à chaque fois, vous pouvez créer des modèles à l’aide d’un logiciel de marketing par e-mail pour chaque cas d’utilisation. Certains de nos favoris incluent Aweber, Mailchimp et SendPulse.

Comme les informations telles que l’ouverture et la fermeture de l’e-mail seront déjà pré-remplies (ainsi que la conception et la mise en page), vous n’avez qu’à vous concentrer sur le fait de rendre le contenu de l’e-mail aussi intéressant et pertinent que possible pour améliorer la probabilité d’atteindre le objectif de votre e-mail. Ces modèles vous permettent d’envoyer facilement des e-mails personnels et de créer des newsletters.

Prenez le temps de bien faire les choses

Il est important de se rappeler que même si nous vivons à l’ère de la communication professionnelle plus informelle, avec des outils de chat comme Slack qui se frayent un chemin dans les environnements les plus professionnels, vous devez toujours concevoir, structurer et formater correctement votre e-mail.

Cela inclut une adresse et une adresse e-mail appropriées, des paragraphes courts, des informations concises, aucune faute d’orthographe ou de grammaire et une fermeture adaptée à la situation.

Ne laissez pas votre e-mail parfaitement conçu tomber à plat en envoyant rapidement un « merci » ou un « meilleures salutations ».

Prenez le temps de réfléchir à ce que vous pouvez dire – et à la façon dont vous pouvez le dire – qui améliorera la probabilité d’obtenir une réponse favorable.

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